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Quando você vai usar um scanner para digitalizar alguma foto e/ou documento, é preciso fazer alguns ajustes iniciais no software que acompanha o equipamento. Este software é o programa que gerencia as funções do scanner e pode ser acionado através de um editor de imagens, ou diretamente do atalho que o executa. Ele vem com o equipamento que você comprou e deve ser instalado em seu computador segundo as indicações de cada fabricante. Cabe ressaltar que a alteração de qualquer uma das definições a seguir afeta o tamanho do arquivo gerado após a digitalização. Portanto, para conseguir um documento apropriado para uso no Processo Eletrônico, deve-se proceder os ajustes de forma adequada. Normalmente, são necessários apenas três ajustes principais:

Resolução

O scanner "quebra" a imagem e armazena suas formas e cores em pequenos pontos chamados pixels. O valor da resolução define a quantidade de pontos por polegada (em inglês, dots per inch, ou dpi) a serem capturados. Assim, ao dizer que uma imagem tem 300 dpi, queremos dizer que em cada polegada da imagem há 300 pontos. Quanto maior este número, mais definida (e maior) será a imagem resultante no computador. Recomendamos o uso da resolução de 150 DPI.

Profundidade de cores ou qualidade da cor

Basicamente, existem três opções: colorido, escala de cinza e preto-e-branco, sendo que uma imagem:

• • Preto-e-branco ocupa 1 bit para cada pixel; 
• • 256 cores ou escala de cinzas ocupa 8 bits para cada pixel;
• • 65.536 cores ou colorido (RGB) ocupa 16 bits para cada pixel;
• • 16,8 milhões de cores ou True Color ocupa 24 bits para cada pixel.
  
  

Quanto maior a profundidade de cores (bits) maior a quantidade de informações capturada pelo scanner, e portanto, maior a similaridade entre a cópia e o original, no entanto, o arquivo gerado também será maior. Recomendamos o uso da profundidade de cor Preto-e-branco. Em caso excepcional, pode-se uilizar outra confoguração configuração de profundidade de cores quando houver a necessidade de informação em colorido.

Formato do Arquivo

O formato em que você salva seus documentos digitalizados também é uma decisão importante a ser tomada. Entre os mais comuns estão BMP, JPG, TIF, DOC, XLS e PDF. Cada um desses formatos possui suas vantagens e desvantagens, sendo que a escolha de um ou outro está diretamente relacionada com a utilização posterior do arquivo final, pois um mesmo documento ficará com tamanhos diferentes se gravado em formatos diversos. Para uso no processo eletrônico do TCE-PB, essa escolha deve ser pelo formato PDF.

Para assegurar que o documento foi corretamente digitalizado, é imprescindível que o digitalizador faça uma confe conferência dos seguintes pontos:

1. Conferência do número de páginas digitalizadas
   1. Se estiver sendo digitalizada apenas a frente das páginas, observar se o número da última página é o mesmo marcado acima da folha no aplicativo digitalizador. Caso haja alguma divergência, devem-se conferir as folhas. Exemplo: se foram digitalizadas 10 páginas, mas o número da última página é 11, provavelmente alguma página deixou de ser digitalizada.
   2. Se estiver sendo digitalizados frente e verso das páginas ou tons de cinza, a melhor opção é se passar as folhas verificando numeração.
   3. Eliminar as folhas em branco manualmente.
2. Rotacionar as folhas, caso necessário, de modo que o texto fique posicionado corretamente para a leitura.
3. Conferência de legibilidade: Na tela, ver a imagem em escala 1:1 - 100 %, verificar a legibilidade do documento;
4. Imprimir uma folha do documento digitalizado e fazer exame a “olho nu”, da cópia impressa, para avaliar a qualidade da captura digital comparando com o documento original;
5. Testar o sistema de busca, procurando-se uma palavra qualquer do texto, a fim de determinar se o OCR foi devidamente aplicado;