Os requisitos dos documentos digitais utilizados no processo eletrônico do TCE-PB estão dispostos no art. 17 da Resolução Normativa nº 11/2015, publicada em 18/12/2015:
- Formato PDF/A;
- Desbloqueado e sem proteção contra cópia;
- Sem vírus;
- Tamanho de página A4;
- Tamanho máximo de 10MB (Megabytes);
- Limite de 200KB (Kilobytes por página);
Com conteúdo pesquisável;
Preferencialmente em preto e branco.
Formato PDF/A
O padrão “PDF-A” é um formato de PDF desenvolvido pela Adobe Systems (com direitos autorais cedidos), denominado “Archive”, que possui embutido no próprio arquivo, todas as suas características, ou seja, qualquer leitor de PDF não precisará utilizar fontes externas ao arquivo para abri-lo. Existem diversas versões de PDF/A - 1, 1a, 1b e 2, todas são implementações de novas funcionalidades. O PDF/A, também conhecido como ISO 19005-1, foi o primeiro padrão ISO que aborda a crescente necessidade de manter as informações armazenadas em documentos eletrônicos por longos períodos de tempo. O PDF/A é um derivado da especificação da indústria, o PDF, com restrições e algumas pequenas adições que tornam um PDF confiável e adequado para armazenamento e leitura por longos períodos de tempo.
Características de um arquivo PDF/A:
- Todas as fontes utilizadas são armazenadas dentro do próprio arquivo;
- Os metadados do arquivo também são armazenados dentro dele;
- Não possui proteção contra acesso;
- Não são comprimidos utilizando algoritmos proprietários;
- Não possui arquivos multimídias anexados;
- Não possuem nenhuma programação dentro do seu código;
- Não possui camadas;
- Não permite edição do conteúdo.
Todas essas características garantem que o documento PDF/A pode ser visto um distante futuro, sem depender de nenhuma empresa que exista hoje.
Veja a relação de ferramentas para criar arquivos PDF/A assim como alguns exemplos: Criar Arquivo PDF.
Desbloqueado e sem proteção contra cópia
Todos os PDFs encaminhados ao TCE-PB devem estar desbloqueados (não necessitar de senha para abri-los) e devem permitir a cópia de seu conteúdo. Para respeitar essa regra basta apenas não adicionar nenhuma restrição no momento de gerar o PDF. Sugerimos seguir os exemplos demonstrados em: Criar Arquivo PDF.
Sem Vírus
Os arquivos não podem conter artefatos maliciosos tais como, vírus, spyware, trojan horses, worms. Em quaisquer dessas hipóteses, os arquivos poderão ser rejeitados, informando-se ao usuário as razões da rejeição, com efeito de certidão.
Tamanho de Página A4
O conteúdo dos arquivos PDFs devem estar dispostos em páginas de tamnho A4 com o intuito que a visualização de todas as partes processuais fique padronizada. Sugerimos seguir os exemplos demonstrados em: Criar Arquivo PDF.
Tamanho máximo de 10 Megabytes
Os arquivos PDFs não poderão exceder ao tamanho de 10MB. Caso a sua documentação seja maior, será necessário dividir o arquivo em outros menores de até esse limite. Sugerimos seguir os exemplos demonstrados em: Dividir Arquivo PDF.
Ex: Arquivo de defesa (defesa.pdf com 54MB)
É necessário quebrar esse arquivo em partes de até 10MB, assim essa defesa deve ser encaminhada em 6 arquivos:
Defesa_parte-1.pdf 10MB
Defesa_parte-2.pdf 10MB
Defesa_parte-3.pdf 10MB
Defesa_parte-4.pdf 10MB
Defesa_parte-5.pdf 10MB
Defesa_parte-6.pdf 4MB
Limite de 200KB (Kilobytes por página)
O TCE-PB não restringe a quantidade de documentação que um interessado precisa encaminhar pelo sistema de processo eletrônico, porém exige que esse documento digital tenha uma qualidade mínima. Ocorre que quando o documento é originário de uma digitalização, as vezes o tamanho do arquivo fica muito grande desnecessariamente devido a um erro na configuração do scanner. Dessa forma, a fim de utilizarmos melhor os recursos informáticos, estabelecemos a métrica de qualidade de um arquivo PDF para servir de parâmetro. Todos os arquivos PDFs encaminhados ao TCE-PB não devem possuir uma média de kilobytes/página maior do que 200. Essa equação garante que o arquivo teve uma digitalização eficiente. Para maiores detalhes, verifique a cartilha de digitalização.
Exemplos de arquivos PDF:
| Exemplo | Tamanho | Qtd. Páginas | Média | Correto? |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 8MB | 300 | 28 Kb/página | SIM |
| 2 | 8MB | 15 | 546 Kb/pagina | NÃO |
| 3 | 10MB | 100 | 103 Kb/página | SIM |
| 4 | 10MB | 200 | 52 Kb/página | SIM |
| 5 | 10MB | 52 | 197 Kb/página | SIM |
| 6 | 1MB | 3 | 341 kB/página | NÃO |
| 7 | 1MB | 6 | 170 Kb/página | SIM |
| 8 | 1MB | 5 | 205 Kb/página | NÃO |
Para saber se o seu arquivo PDF respeita a média, visualiza o seguinte guia: como saber a média kb/página de um PDF?
Com conteúdo pesquisável
O conteúdo do arquivo PDF deve ser passível de pesquisa textual, ou seja, não pode ser composto apenas por imagens. O sistema de processo eletrônico do TCE-PB não aceitará arquivos que embora possuam informações escritas elas estejam como imagens impedindo assim a realização de extração de forma automática do conteúdo. Quando se cria um arquivo PDF diretamente no computador em regra ele já possui o seu conteúdo pesquisável, porém quando se digitaliza documentos físicos há necessidade de utilizar uma ferramenta de OCR que transforme as imagens do texto em um conteúdo pesquisável. Para maiores detalhes sobre como digitalizar um documento e torná-lo pesquisável verifique a cartilha de digitalização.
Preferencialmente em preto e branco
O conteúdo do aquivo PDF deve ser, em regra, escrito em preto em branco. Apenas excepcionalmente é que se deve acrescentar conteúdo colorido quando o contraste de várias cores for relevante ou se tratar de imagens relevantes.