Descrição
Essa operação retira um arquivo PDF dos autos processuais. É criada uma certidão dentro do processo registrando que o arquivo foi cancelado e que as suas páginas não serão reutilizadas. O sistema não apaga nenhuma informação, apenas retira do corpo do processo e aloca em outra região do sistema para eventual consulta.
Observações
- Ao cancelar um arquivo ele é retirado dos autos eletrônicos, porém fica acessível através da aba Outros Arquivos → Arquivos Cancelados;
- Quando um arquivo é cancelado a sua paginação permanece. Com isso, qualquer referência ao seu conteúdo ainda estará intacta e poderá ser vista através da visualização do arquivo cancelado. Dentro dos autos eletrônicos ficará o "buraco" da sequência de páginas canceladas;
- É necessário justificar o cancelamento de um arquivo. Essa justificativa ficará dentro dos autos através da certidão de cancelamento que consignará também o nome da pessoa que realizou a operação, as páginas do arquivo e quando foi realizado;
- O sistema colocará uma tarja "Cancelada" em cada página de um arquivo cancelado;
- Os usuários que possuem acesso ao processo poderão visualizar também todos os arquivos cancelados.
Qual é o fundamento legal do cancelamento de arquivos processuais?
Art. 23 da RN-TC Nº 11/2015
Art. 23. As anulações e retificações de eventos realizados por usuários internos deverão ser justificadas e registradas no histórico do processo.
§ 1º. A partir da inserção nos autos eletrônicos, o ato original não poderá ser alterado, sendo a retificação realizada por dois procedimentos: o cancelamento do ato original e a inclusão de novo ato.
§ 2º. O cancelamento descrito no parágrafo anterior será realizado com a autorização do Presidente ou do Relator correspondente, dispensada esta quando o ato a ser cancelado seja o último ato do processo eletrônico.
§ 3º. Para fins de visualização dos autos eletrônicos, o ato original cancelado continuará disponível para consulta, com destaque diferenciado e expressa referência ao seu cancelamento.
§ 4º. A retificação de ato publicado no Diário Oficial Eletrônico no TCE/PB ensejará a sua republicação e reinício dos respectivos prazos.
Quem pode cancelar arquivos de um processo?
Apenas os chefes de setores é que podem solicitar o cancelamento de um arquivo processual desde que o processo/documento esteja em seu setor.
Cabe ao Presidente ou ao Relator do processo/documento a autorização de um pedido de cancelamento de arquivo.
Caso se deseje cancelar o último arquivo de um processo a autorização do Relator ou Presidente é dispensada (art. 23, § 3º da RN-TC Nº 11/2015).
Até quando é possível cancelar arquivos de um processo?
Não há limite temporal para realizar a operação de cancelamento de arquivos. O que diferencia é que se o arquivo não for mais o último, a resolução normativa exige que o seu cancelamento seja autorizado pelo Relator ou Presidente. Por sua vez, se for o último arquivo, o cancelamento pode ser realizado de forma imediata. Em ambos os casos há necessidade de justificativa.
Arquivos que ainda não entraram nos autos eletrônicos não são passíveis de cancelamento pois ainda não possuem valor legal. Em regra, todos os arquivos são colocados nos autos após a sua assinatura, com exceção das decisões e alertas que só entram nos autos após a sua publicação.
Exemplos
Como faço para reabrir uma meta e cancelar o relatório anterior?
Não existe mais a operação de reabrir meta de antigamente que o sistema tirava o relatório anterior e colocava a meta em aberto para que o auditor reinserisse o arquivo. Agora será necessário cancelar o arquivo do relatório e criar uma nova meta.
Como faço para trocar um arquivo de decisão ainda não publicada?
Como nas decisões e alertas o arquivo apenas entra nos autos eletrônicos a partir da publicação não há problema em trocar o seu arquivo PDF. Utiliza-se o mecanismo atual de edição da decisão.
Como faço para trocar um arquivo de decisão já publicada?
Nesse caso, será necessário pedir que a secretaria respectiva libere no sistema para emitir uma nova decisão para o julgamento respectivo. A nova decisão implicará em uma nova publicação e reinício dos prazos recursais conforme ditame do § 4º do art. 23 da RN-TC Nº 11/2015. O cancelamento do arquivo da decisão anterior é opcional caberá ao relator no caso concreto.
Cancelei um arquivo, porém identifiquei depois que não era pra ter cancelado. O que fazer?
Encaminhar um email para o suportetramita@tce.pb.gov.br explicando o caso e solicitando que o arquivo seja descancelado. Essa solicitação deve ser feita imediatamente ao cancelamento para não ter maiores repercussões. Quando o arquivo for descancelado será gerada uma certidão técnica registrando o ocorrido.